PEDOMAN PENGELOLAAN ARSIP VITAL DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN PROBOLINGGO

1. Maksud pengelolaan arsip vital untuk memberikan petunjuk dan acuan bagi Perangkat Daerah dalam mengelola, melindungi, mengamankan, menyelamatkan arsip vital dari kemungkinan kerusakan, kehilangan dan kemusnahan arsip; 2. Perumusan kebijakan pengelolaan arsip vital dilaksanakan secara sentralisasi oleh Bupati. Pembinaan pengelolaan dan penyimpanan arsip vital di Lingkungan Pemerintah Daerah dilaksanakan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan; 3. Perangkat Daerah pencipta arsip vital bertanggungjawab dalam pengidentifikasian, pendataan, pengelolaan, penyimpanan, pelindungan, pengamanan, penyelamatan, penentuan jangka simpan dan penggunaan arsip vital yang diciptakannya; 4. Perangkat Daerah pencipta arsip vital wajib mengelola dan menyimpan arsip vital ditempat yang terpisah dari arsip dinamis lainnya serta benar-benar dapat menjamin keamanan dan keselamatan arsip vitalnya; 5. Arsip vital hanya dapat dipinjam dan digunakan atas rekomendasi Kepala Perangkat Daerah pencipta arsip vital. Arsip vital tidak dapat dipinjamkan, digunakan dan tertutup bagi kepentingan publik. Peminjaman arsip vital didasarkan pada prinsip keamanan, kehati-hatian, prosedural, akuntabilitas dan ketaatan, agar arsip tidak sampai ditangan orang yang tidak berhak meminjam dan menggunakan.