Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Kutai Kartanegara

Azas Tata Naskah Dinas terdiri atas : 1. azas efisien dan efektif; 2. azas pembakuan; 3. azas akuntabilitas; 4. azas keterkaitan; 5. azas kecepatan dan ketepatan ;dan 6. azas keamanan. Azas efisien dan efektif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf a, dilakukan melalui penyederhanaan dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah dinas, spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan Bahasa Indonesia yang baik, benar dan lugas. Azas Pembakuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf b, dilakukan melalui tatacara dan bentuk yang telah dibakukan. Azas akuntabilitas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf c, yaitu penyelenggaraan tata naskah dinas dapat dipertanggungjawabankan dari segi isi, format, prosedur, kewenangan, keabsahan dan dokumentasi. Azas keterkaitan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf d, yaitu tata naskah dinas diselenggarakan dalam satu kesatuan sistem. Azas kecepatan dan ketepatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf e, yaitu tata naskah dinas diselenggarakan tepat waktu dan tepat sasaran. Azas keamanan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf f, yaitu penyelenggaraan tata naskah dinas harus aman secara fisik dan substansi. Prinsip-Prinsip penyelenggaraan naskah dinas terdiri atas : a. ketelitian; b. kejelasan; c. singkat dan padat ;dan d. logis dan meyakinkan. (1) Prinsip ketelitian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf a, diselenggarakan secara teliti dan cermat dari bentuk, susunan pengetikan, isi, struktur, kaidah bahasa dan penerapan kaidah ejaan di dalam pengetikan. (2) Prinsip kejelasan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf b, dengan memperhatikan kejelasan aspek fisik dan materi dengan mengutamakan metode yang cepat dan tepat. (3) Prinsip singkatan dan padat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf c, diselenggarakan dengan menggunakan Bahasa Indonesia yang baik dan benar. (4) Prinsip logis dan meyakinkan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf d, diselenggarakan secara runtut dan logis dan meyakinkan serta struktur kalimat harus lengkap dan efektif. Penyelenggaraan naskah dinas dilaksanakan sebagai berikut : a. pengelolaan surat masuk; b. pengelolaan surat keluar; c. tingkat keamanan; d. kecepatan proses; e. penggunaan kertas surat; f. pengetikan sarana administrasi dan komunikasi perkantoran ;dan g. warna dan kualitas. Jenis stempel untuk naskah dinas di lingkungan Pemerintah Daerah terdiri atas; a. stempel jabatan; dan b. stempel perangkat Daerah.