JADWAL RETENSI ARSIP SUBSTANTIF SEKTOR KESEJAHTERAAN RAKYAT PEMERINTAH PROVINSI SUMATERA BARAT

Peraturan Gubernur ini mengatur tentang Jadwal Retensi Arsip Substantif Sektor Kesejahteraan Rakyat Pemerintah Provinsi Sumatera Barat, dengan Sistematika sebagai berikut : Pasal 1 Dalam Peraturan Gubernur ini yang dimaksud dengan : 1. Jadwal Retensi Arsip selanjutnya disingkat dengan JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jenis arsip, jangka waktu penyimpanan atau retensi arsip, jenis arsip dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan nasib akhir suatu jenis arsip, dimusnahkan, dinilai kembali, atau permanen yang dipergunakan sebagai pedoman dalam penyusutan dan penyelamatan arsip. 2. Retensi Arsip adalah Jangka waktu penyimpanan arsip yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip. 3. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. 4. Arsip aktif adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. 5. Arsip in aktif adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya telah menurun. 6. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis masa retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh lembaga kearsipan. 7. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip. Pasal 2 (1) JRA Substantif Sektor Kesejahteraan Rakyat merupakan (2) JRA Substantif Sektor Kesejahteraan Rakyat sebagaimana tercantum dalam Lampiran I, II, III, IV, V, VI dan VII yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Gubernur ini. Pasal 3 (1) JRA Substantif Sektor Kesejahteraan Rakyat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 memuat informasi mengenai : a. Jenis/series arsip; b. Retensi atau jangka waktu simpan minimal; dan c. Keterangan (2) Jenis/series arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a meliputi: a. Jenis arsip urusan Penanggulangan Bencana; b. Jenis arsip urusan Pendidikan dan Kebudayaan; c. Jenis arsip urusan Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak; d. Jenis arsip urusan Pariwisata dan Ekonomi Kreatif; e. Jenis arsip urusan Sosial; f. Jenis arsip urusan Kesehatan; dan g. Jenis arsip urusan Kependudukan dan Keluarga Berencana. (3) Retensi atau jangka waktu simpan minimal sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b merupakan masa simpan arsip aktif dan in aktif. (4) Keterangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c memuat rekomendasi yang menetapkan arsip permanen atau musnah. Pasal 4 Penentuan retensi arsip Substantif Sektor Kesejahteraan Rakyat dihitung sejak kegiatan dinyatakan selesai hak dan kewajiban atau berkas sudah dinyatakan lengkap dan tidak bertambah lagi. Pasal 5 (1) Penentuan retensi arsip aktif dan in aktif dilakukan dengan tiga pola, yakni: a. 2 (dua) tahun untuk nilai guna administrasi; b. 5 (lima) tahun untuk nilai guna hukum, informasi dan teknologi; dan c. 10 (sepuluh) tahun untuk nilai guna pertanggungjawaban catatan keuangan, bukti pembukuan dan data pendukung administrasi keuangan yang merupakan bagian dari bukti pembukuan. Pasal 6 Rekomendasi yang dituangkan dalam keterangan tentang penetapan suatu jenis arsip permanen atau musnah ditetapkan berdasarkan pertimbangan: a. Keterangan musnah ditetapkan apabila pada masa akhir retensi arsip tersebut tidak memilki nilai guna lagi; dan b. Keterangan permanen ditetapkan apabila arsip dianggap memiliki nilai guna kesejarahan atau nilai guna sekunder. Pasal 7 Peraturan Gubernur ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya memerintahkan pengundangan Peraturan Gubernur ini dengan menempatkannya dalam Berita Daerah Provinsi Sumatera Barat.